מדריך ל Word

מדריך ל Word

טיפ חשוב: כך תשחזרו מסמך וורד שלא נשמר

כדי להגדיל את התמונה במדריך צריך ללחוץ עליה עם מקש שמאלי של העכבר
 אחד הפחדים הגדולים של כל מי שמשתמש במעבד התמלילים הפופלארי "וורד" (Word), הוא החשש שעבודתו תרד לטמיון במקרה שתתרחשנה אחת מאותן תקלות נפוצות ומעצבנות המביאות לכך ששינויים שביצענו במסמך לא נשמרים בו. כך קורה למשל כאשר מתרחשת הפסקת חשמל הגורמת לכיבוי המחשב באמצע העבודה על הטקסט, או כאשר שוכחים חלילה ללחוץ על כפתור ה"שמור" בעת היציאה מהקובץ. אך מתברר כי ישנו פתרון קל מאוד, ובאופן מפתיע לא כל כך מוכר, לתקלה המתסכלת הזאת שרבים מאיתנו חווים.
שחזור קובץ וורד שנסגר ללא שמירה:
כל שאתם צריכים על מנת לשחזר קובץ וורד שלא נשמר כמו שצריך, הוא לעקוב אחר ההוראות שבמדריך הקצר הבא שיקלו עליכם את החיים ויאפשרו לכם למצוא מסמכים חשובים:
1. ראשית כל, נלחץ על האייקון –   – "סייר הקבצים" (File Explorer), הנמצא בסרגל הכלים התחתון של מערכת ההפעלה שלנו, מצד שמאל של המסך (סמוך לכפתור "התחל").
2. כאשר חלון הסייר נפתח, ניגש אל תיקיית "מחשב זה", באמצעות לחיצה עליה בתפריט הצדי השמאלי.
3. כשאנו בתוך התיקייה, ניגש אל חלונית החיפוש המופיעה בצדו השמאלי העליון של החלון, ונקיש את הצירוף "ASD." (ראשי תיבות של Autosaved Document –  מסמך שנשמר אוטומטית) חיפוש אחר קבצים בעלי סיומת זאת תתבצע כעת באופן אוטמוטי על ידי המחשב.
4. נמתין מעט לסיום התהליך, שבסופו יוצגו לנו כל הקבצים עם סיומת זאת שהמחשב מצא לנו. הקובץ הראשון שיופיע בפנינו הוא האחד שאנו מחפשים, האחרון שנסגר טרם שמרנו את השינויים בו. נוכל לזהות אותו על ידי כך שנבחין כי שם הקובץ מכיל את המילים הראשונות שכתבנו במסמך (בדוגמה זאת אלו: "שלום וברכה") ואת הסיומת .asd"". בנוסף, נוכל גם להבחין בכך ש"תאריך השינוי" המצוין בסמוך לקובץ, מצביע על הזמן הנוכחי.
5. נלחץ לחיצה כפולה על הקובץ וכשתעלה השאלה "כיצד ברצונך לפתוח קובץ זה?" נגדיר את פתיחתו באמצעות תוכנת הוורד "Word (שולחני)", ואז נלחץ על"אישור".
6. כשהמסמך ייפתח, נוכל למצוא בו שיחזור מדויק של הדברים שכתבנו טרם נסגר הקובץ המקורי. נשמור את הקובץ מחדש במתכונת רגילה באמצעות לחיצה על הכפתור "שמירה בשם".
7. מפה ואילך נוכל להמשיך נוכל להמשיך את עבודתנו בדיוק מהיכן שהיא הופסקה, באמצעות המסמך המשוחזר ששמרנו.
דעו לכם שבאופן הזה תוכלו לשמור כל מסמך וורד שנסגר, כולל אלו שכבר שמרתם באופן ראשוני אך מסיבה כזאת או אחרת לא בוצעה להם שמירה נוספת לאחר שנעשו בהם שינויים. בנוסף שימו לב כי התהליך הקצר והפשוט הזה יכול להתבצע בשתי גרסאות תכנת החלונות (Windows) הנפוצות ביותר – "ווינדוס 7" ו"ווינדוס 10" – בדיוק באותה הצורה.
אז עכשיו שאתם מכירים את הטריק הנחוץ הזה, תוכלו להימנע ממצבים שבהם עבודתכם יורדת לטמיון ולשחזר כל מסמך וורד שנסגר, בטעות או עקב תקלה, ללא שמירה. שתפו את הטיפ החשוב הזה עם מכריכם המשתמשים גם הם בתוכנה, ועזרו להם למנוע מבוכה ותסכול מיותרים.

8 טיפים יעילים לשימוש בוורד שיחסכו לכם זמן ומאמץ

  תוכנת הוורד של מיקרוסופט הפכה לברירת המחדל של רבים מאיתנו בכל הנוגע לעריכת מסמכים, עבודות ומכתבים, אולם רובנו משתמשים בה ברמה בסיסית בלבד, ועושים זאת באיטיות רבה בשל חוסר היעילות של תהליך העבודה שלנו. תתפלאו לשמוע אך בתוכנה הוותיקה הזאת עדיין יש המון סודות שמעטים מכירים ואפשרויות נסתרות שיכולות לשפר את איכות ומהירות העבודה באופן משמעותי. לפניכם 8 סודות שכאלה, אשר יעזרו לכם לעבוד עם תוכנת הוורד בדרך יעילה הרבה יותר מזו שהייתה לכם עד עכשיו.
1. יצירת חוקים לתיקון אוטומטי
לרוב, התיקון האוטומטי בתוכנות ובאפליקציות השונות יכול להיות מתסכל יותר מאשר יעיל, אך באמצעות הכלי הזה תוכלו להקל מעט על המצב ולהכתיב לוורד חוקים משלכם לתיקון מילים שאתם כבר יודעים מראש שיש לכם נטייה לטעות בכתיבתן. כדי לעשות זאת, לחצו על קובץ, בחרו באפשרויות ובהגהה [1]. לאחר מכן לחצו על אפשרות תיקון שגיאות אוטומטי [2], ושם תוכלו לכתוב את הצורה השגויה של כתיבת המילה בצד ימין, ולשמאלה את הצורה הנכונה שאליה וורד יתקן את ההקלדה שלכם באופן אוטומטי. בנוסף, במסך הזה תוכלו להכיר את שלל הקיצורים לכתיבת סימנים מיוחדים שקיימים בוורד.
2. מעבר מהיר לאזורי עריכה אחרונים
לפעמים אנחנו עובדים במקביל על מספר מסמכים גדולים בני מספר עמודים, שביניהם אנו עוברים באופן תדיר, אולם בכל פעם עלינו למצוא מחדש את המקום האחרון שעזבנו. כדי להימנע מחיפושים מיותרים, תוכלו פשוט ללחוץ על צירוף המקשים Shift+F5 כדי לחזור למיקום האחרון שבו ערכתם את הטקסט. תוכלו לעבור בין 3 מיקומי עריכה אחרונים, ובכך לקצר את זמן העבודה שלכם על טקסטים ארוכים באופן משמעותי.
3. סימון משפט שלם בלחיצה אחת
לפעמים אנחנו רוצים למחוק מילה, לעיתים למחוק שורה, אך מדי פעם אנו צריכים למחוק משפט פרטני, מתחילתו ועד סופו. במקרה שכזה הרוב יסמנו את המשפט על ידי גרירת העכבר על גביו, אולם ישנה דרך פשוטה ומהירה לסמן משפט שלם עד לנקודה שמסמלת את סופו, בלא יותר מלחיצת עכבר אחת מהירה: הצביעו עם סמן העכבר על המשפט שברצונכם למחוק, הקישו על מקש ה-Ctrl ואז לחצו על הכפתור הימני של העכבר שלכם. התוכנה תסמן אז המשפט עד לנקודה שמורה על סופו
.
4. התאמה אישית של סרגל גישה מהירה
סרגל הגישה המהירה נמצא בראש חלון הוורד שלכם, בצד הנגדי לכפתור שסוגר את התוכנה, מגדיל את החלון או ממזער אותה. ככל הנראה מופיעים לכם בסרגל הגישה המהירה כפתורים יעילים כמו כפתור שמירה או ביטול פעולה אחרונה, אך תוכלו להוסיף לשם כל פעולה שוורד יודע לבצע ושהנכם משתמשים בה לעיתים קרובות.
לחצו על החץ הקטן שמורה מטה בסרגל הגישה המהירה [1] ובחרו בפקודות נוספות [2].
במסך שיפתח תוכלו ללחוץ על האפשרויות שבטבלה הימנית כדי להעביר אותן לסרגל הכלים, ומומלץ שתבחרו בתפריט שמעל לטבלה באפשרות כל הפקודות [3] על מנת שתראו את כל התוספות שתוכלו להציב בסרגל הכלים האישי שלכם.
5. עדכון אוטומטי של תאריך ושעה במסמך
יש מסמכים קבועים שאנו שולחים או מדפיסים מדי יום והדבר היחידי שאנו משנים בהם הוא תאריך או שעה. מה שהייתם עושים ככל הנראה עד היום היה תהליך עבודה מתסכל שהצריך מכם להיכנס לקובץ, לערוך את השעה והתאריך, לשמור ואז להדפיס או לשלוח אותו – אך דעו לכם שתוכלו לדלג על פעולת העדכון החוזרת הזאת, בעזרת אפשרות נהדרת שקיימת בוורד להוספת זמן ושעה שמתעדכנים בכל פעם שאתם מדפיסים או שולחים את המסמך.
כדי להוסיף תאריך ושעה מתעדכנים, לחצו על הוספה בסרגל הכלים העליון [1], ולאחר מכן על תאריך ושעה בצד שמאל [2].
במסך שיפתח בחרו את הפורמט שברצונכם להכניס לטקסט, וסמנו את הריבוע שמופיע לצד הכיתוב "עדכן אוטומטית" ומעתה התאריך והשעה יתעדכנו על ידי וורד באופן אוטומטי.
6. צפייה בתווים נסתרים
אחרי שאנו עורכים טקסט מסוים, אנחנו נשארים לרוב עם הרבה מאוד מלל וחללים לבנים, שמסמלים על הפרדה של שורה או פסקה, רווח כפול וכדומה. כעת הגיע הזמן שנתחיל לערוך את הטקסט בצורה מתקדמת יותר, כך שיראה מקצועי ככל הניתן, ולשם כך יש לשמור על אחידות מסוימת ברווחים בין שורות ופסקאות. עד היום, סביר להניח שלשם כך הייתם עוברים על כל שורה ובודקים האם קיים בינה לבין הבאה רווח אחד, רווח כפול או שאולי חסר רווח, ומתקנים על פי העין. מה שתלמדו לעשות היום זה את אותו הדבר, אך בצורה מקצועית ומדויקת יותר בעזרת צפייה בתווים נסתרים שמעידים על פעולות כמו אנטר, רווח או לחיצה על TAB.
לחצו על צירוף המקשים Ctrl+Shift+8 ותוכלו לראות את כל הסימנים הנסתרים הללו – כעת תוכלו לוודא בקלות שהטקסט שלכם יישאר אחיד גם ברמת הרווחים.
7. החלפת תווים ומילים
גיליתם שכתבתם לכל אורך הטקסט מושג בצורה שגויה או שברצונכם להחליף שם של אדם במסמך קבוע לשם אחר לכל אורכו? בכל המצבים האלה וברבים אחרים שדומים להם תוכלו להשתמש באפשרות החלפת התווים של וורד, אשר תסרוק את המסמך כולו ותשנה את התווים שכתבתם לתווים אחרים, לפי בחירתכם, ובעזרתה תוכלו להחליף מילים, משפטים ואף תווים נסתרים (שהכרנו בסעיף הקודם) בקלות ובמהירות.
לחצו על Ctrl+H כדי לפתוח את חלון החלפת התווים, כתבו בשורת ההזנה "חפש את" [1] את התו, המילה או המשפט שברצונכם להחליף, ומתחת, בשורת ההזנה "החלף ב" [2], רשמו את הטקסט שברצונכם שיחליף אותם. לחצו על החלף [3] כדי לבצע את הפעולה על תוצאת החיפוש הראשונה של הכלי או על החלף הכל [4] כדי להחיל את השינוי בכל המסמך.
כדי לשנות תווים נסתרים יהיה עליכם להשתמש בקידוד מיוחד של וורד כדי לזהות אותם:
• ^t – רווחים גדולים בתוך השורה (Tab)
• ^w – רווחים בין מילים
• ^p – רווחים בין פסקאות
• ^# – כל ספרה שבמסמך
• ^$ – כל אות שבמסמך
באמצעותם, תוכלו למשל לתת הוראה להחליף כל רווח גדול ששמתם במסמך (^t) ברווח בין פסקאות (^p).
8. החלפת עיצוב ופורמט טקסט
בהמשך לסעיף הקודם, תוכלו להשתמש באפשרות החלפת התווים של וורד גם לצורך שימוש מתקדם יותר של החלפת פורמט טקסט. כך למשל תוכלו להפוך את כל הטקסט האדום שבמסמך לטקסט בצבע שחור. זו רק אפשרות אחת מבין שלל בחירות העיצוב שהכלי הזה מאפשר לכם לשנות במהירות וביעילות ואתם אתם מקפידים על ערכית מסמכי וורד מעוצבים מומלץ לכם לחקור אותה לעומק.
כדי להשתמש ביכולת הזו של וורד, לחצו על Ctrl+H, ובתחתית חלון החיפוש וההחלפה לחצו על עוד>>.
בתחתית התוספת לחלון שתפתח בפניכם תוכלו לראות אפשרות נוספת של החלפה מסוג "עיצוב". לחצו עליה, ובתפריט שייפתח בחרו את המרכיב העיצובי שברצונכם לשנות, למשל גופן.
בחלון שיפתח ערכו את הטקסט המיועד להחלפה, למשל אם ברצונכם לשנות את כל הטקסטים שבצבע אדום, לחצו על האפשרות "צבע גופן" שתחת הכותרת "כל הטקסט" ומתפריט הצבעים שיופיע בחרו באדום
לחצו על אישור, עברו אל שורת הטקסט שלצד "החלף ב", לחצו שוב על עיצוב ואז על המרכיב העיצובי שברצונכם לשנות (בדוגמה שלנו "גופן") וכעת בחרו את הפורמט שבו אתם מעוניינים שהטקסט יהיה לאחר ההחלפה (למשל צבע שחור). לחצו עלאישור, לחצו על החלף הכל וכל הטקסטים שהופיעו בצבע אדום ישתנו לשחור, או יבצעו כל שינוי אחר שהגדרתם בפורמט שלהם.
תהנו שימוש קל (-:

לתגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

× צרכים עזרה ? לחצו כאן .
%d בלוגרים אהבו את זה: